Din kunstkarriere

At holde styr på forretningen: Fordelene ved en kunstdatabase

At holde styr på forretningen: Fordelene ved en kunstdatabase

Hvis du er en kunstner, ved du, hvor meget tid og kræfter der går i at holde styr på alle oplysningerne om dine stykker. I denne artikel af Daniel Grant skal du lære ind og outs i databaserne til administration af samlinger for kunstnere og begynde at styre dit studie som en boss.

Bogføring i det 21. århundrede

17th århundrede hollandske kunstner Johannes Vermeer producerede kun 30 eller så malerier i hele sin karriere. Selvom det måske ikke ser meget ud, er det fra et bogføringsmæssigt synspunkt nemmere at holde styr på en håndfuld kunstværker end de hundreder, de fleste kunstnere fremstiller i dag. Hvis din output er over 30 årligt, og følg med, hvornår kunstværket oprettes, er det titel, hvor det vises eller solgt, og for hvor meget, det kan være et mareridt. Typiske kunstners sporingssystemer kan variere fra filkort til Excel-regneark. Men et voksende antal kunstnere har kigget efter skybaserede databases for administrationssamlinger for at katalogisere deres arbejde.

Hvad betyder "skybaseret"? Pr. Definition henviser det til data og applikationer, der administreres fra flere servere forskellige steder. Dette er imod pre-cloud-software, der kørte på en fysisk server på et sted. Hvis en server nu går ned, kan andre i skyen straks svare fra hvor som helst i verden. Så du vil altid kunne få adgang til indholdet i din kunstdatabase. Og det kommer med muligheden for at hente disse oplysninger fra enhver enhed.

Overalt, når som helst adgang

Systemer til databasestyring er ikke nye. De fleste af dem er til kunstgallerier og museer, og kan derfor være for komplicerede og besværlige for de fleste kunstnere at bruge. ”Indlæringskurven for disse databaser er høj,” siger Suzanne Quigley, ejer af Art Artifact Services, en samling af administrationssamlinger. Afgrænsning af kompleksiteten er en nyere klasse rettet mod kunstnere, der har færre objekter, men lignende behov for at spore, hvad de ejer.

Disse kunstnervenlige databaseselskaber hjælper også abonnenter med at uploade information og sortere dem på måder, der øger adgangen til let. Mest markant kan kunstnere få adgang til deres konti via en app på deres telefoner. Nu kan de se billeder af deres illustrationer når som helst og hvor som helst og frigøre dem fra deres stationære computere.

For mange kunstnere er det at have billeder af og information om deres kunstværker i en app den bedste del af at bruge en database. ”Mange af mine klienter ejer smarte apparater, hvor alt findes på en app,” siger Claire Marmion, administrerende direktør og grundlægger af The Haven Art Group, et kollektionsadministrationsfirma. ”De vil være i stand til at se på deres kunst, når de ikke er, hvor deres kunst er. De kan godt lide at vise, hvad de ejer til samlere. Du går til internationale kunstmesser, som er meget sociale aktiviteter, og alle ser på hinandens telefoner. ”

Hvad to Medtag i en samlingsdatabase

Hvert kunstværk har et papirspor, der kan gemmes i en samlingsdatabase. Dokumentation om hvert kunstværk skal omfatte det grundlæggende: kunstnerens navn, titel og dato for værket, dimensioner, medium og emne. Liste, hvis det var blevet købt (navn på køber og salgskvittering) og eventuel ejerskabshistorie (oprindelse). Medtag fotografier af kunstværket. Vis mere end et billede, med og uden rammen, såvel som signaturen. Der kan også være en forsikringsvurdering, udstillingshistorie og litteratur (anmeldelser, artikler, kataloger og bøger) og tilstandsrapporter.

Alle disse oplysninger er af værdi for nuværende og potentielle købere. Men det er også værdifuldt, især for forsikringsselskaber i tilfælde af tyveri eller skade. Værdien af ​​et kunstværk "ligger i informationen" om det, siger Doug Milford, administrerende partner i New York City-baserede samlingsadministrationsdatabase ArtSystems. Hvis et kunstværk går tabt, stjålet, beskadiges eller ødelægges, kan det være vanskeligt, måske endda umuligt at samle alle disse oplysninger efter det. Dette kan forsinke et krav og endda reducere forsikringsafviklingen.

Beskyt dit arbejde

Kunstdatabaser er fortsat vokset i popularitet, delvis på grund af det stigende antal naturkatastrofer, såsom orkaner, tornadoer og vilde brande. Disse uforudsete begivenheder har ført til, at kunstnere ser behovet for at gemme deres dokumentation forskellige steder end deres kunst.

Derudover har mange kunstnere deres arbejde forskellige steder, fra deres hjem og studie, til på forsendelse til gallerier. ”At vide, hvad der er, hvor kan være en udfordring,” indrømmer Mary Pontillo, national leder for kunstudøvelse i DeWitt Stern, et forsikringsmæglerfirma. ”Og det at opføre poster på et regneark eller Google Doc bliver uregelmæssigt,” siger hun.

Prisen for opbevaring af oplysninger

Databaser, ligesom fysiske lagerenheder, opkræver et månedligt gebyr. Gebyret varierer baseret på antallet af kunstværker til katalogisering og antallet af enheder, der har brug for adgang. F.eks. Opkræver London-baserede samlingsadministrationsdatabase ArtLogic, der åbnede sit NYC-kontor i 2018, $ 80 pr. Måned for enkeltbrugere, hvis samlinger har 1.500 eller færre stykker, og som får adgang til databasen via en iPad og en iPhone.

Artwork Archive er billigere og opkræver mellem $ 6 og $ 19 per måned afhængigt af antallet af gemte billeder. På en offentlig profilside indeholder et billede af hvert kunstværk titlen på stykket, dets dimensioner og medium, dato, emne, et inventarnummer, hvor det er placeret og dets pris, samt kontaktoplysninger til kunstneren. Derudover bruger kunstnere ikke kun Artwork Archive til at administrere deres inventar, men potentielle købere bruger også stedet som en online kilde til tilgængeligt materiale. Justin Anthony, medstifter af Artwork Archive, bemærker, at mange kunstnere sender links til gallerier, de er interesseret i at få vist deres værker. ”Det hjælper kunstnere med at præsentere sig professionelt,” siger Anthony.

Tilpasning

Processen med at uploade data til databasen er ikke kun beregnet til at være let og intuitiv, men der er ofte nyttige brugerdefinerede sider. F.eks. Kan databasesidefunktioner omfatte, hvor og hvornår et bestemt stykke blev solgt, den betalte detailpris, hvad kunstneren har modtaget, og oplysninger om køberen. Nogle tjenester leverer også kalendere, som f.eks. Minder brugerne, når der er behov for forslag eller applikationer. Se diagrammer, der afslører, hvor mest salg foregår, og hvordan et år sammenlignes med et andet. Derudover kan du gemme kontaktoplysninger om klienter, leverandører og gallerier alt på ét sted. ”Det er et brugerdrevet design,” siger Anthony.

Sikkerhed først

Anthony bemærkede, at sikkerhed altid har været en "højeste prioritet" på Artwork Archive. Der har ikke været nogen dataovertrædelser siden virksomheden blev dannet i 2010. Mere bekymrende for kunstnere, hævder han, er harddiske på pc'er, der dør, især når der ikke er sikkerhedskopier. Dette kan resultere i at man mister værdifuld information om deres karriere og arbejde.

Intet er naturligvis 100 procent sikkert. ”Hvis VISA ikke kan undgå hackere, tvivler jeg på, at disse små indsamlingsadministrationsskyfirmaer kan undgå det,” siger Quigley. Hun anbefaler, at kunstnere sikkerhedskopierer deres dokumentation, ikke kun i skyen, men på et tommelfinger, der opbevares i et pengeskab. William Fleischer, en rektor i forsikringsselskabet Bernard Fleischer Sons, er enig i, at kunstnere skal samle og organisere information om deres kunstindhold. Han tilføjer, at det også er vigtigt at "have en papir-sikkerhedskopi også."

Lav dine lektier

Fordelene ved en skybaseret samling af administrationsdatabaser er klare, men der er advarsler. Quigley udtrykte en bekymring over antallet af databaseselskaber, der er kommet til i de senere år. ”Vil de alle overleve? Hvad sker der med brugernes data, hvis man går i maven? ”

Som advokat anbefaler Pontillo, at potentielle databaseabonnenter ”dyrker kontrakten med en ekstern it-professionel. Vil du vide, hvem der ejer dataene, dig eller databaseselskabet? Kan du udtrække dataene på ethvert tidspunkt? Og hvis du afslutter forholdet til en virksomhed, afsluttes dataene også? ” Kort sagt, sørg for at gøre dit hjemmearbejde, så der ikke er nogen overraskelser. Se derefter, om en kunstdatabase kan være et vigtigt værktøj til at gøre din studiovirksomhed mere effektiv.

For flere gode forretningstips, download vores gratis e-bog, Art Business Tips: Markedsføring af dit kunstwebsted.


Se videoen: How to treat a stye. NHS (Oktober 2021).